Papieren nemen minder plek in dan spullen, maar ze kunnen voor veel chaos en onrust zorgen. Een stapel kranten die je aankijkt. De post die op de keukentafel ligt. Tekeningen van je kids mee die je een plek wilt geven. Waar begin je en hoe ruim je al die papieren op? Ik organiseerde een papier-challenge voor de deelnemers aan het community jaarprogramma met als doel: in één maand je papieren op orde. De belangrijkste tips deel ik in deze blog zodat jij ook aan de slag kunt.
Creëer eerst overzicht: verzamel alles en sorteer
Zomaar beginnen is een absolute afrader, dat wordt geheid chaos. De eerste stap is overzicht krijgen. Loop door je huis en verzamel alle losse papieren. Brieven, verjaardagskaartjes, stapels kranten, magazines, bonnetjes, reclamefolders, notities, aantekeningen… alles wat je tegenkomt.
Sorteer de papieren grof in een aantal hoofdcategorieën. Gebruik bijvoorbeeld onderstaand lijstje en voeg waar nodig categorieën toe, maar ga niet in detail.
- Kranten, tijdschriften, reclamefolders
- Post & administratie (rekeningen, verzekeringspolissen, belastingpapieren)
- Studie / werk (aantekeningen, hand-outs, dossiers)
- Herinneringen (kaartjes, brieven, kindertekeningen, toegangsbewijzen van evenementen).
Nu heb je overzicht op alle papieren die je in huis hebt. Dat kan veel zijn, maar het lucht op om te weten waar je aan toe bent. Dat is de basis voor de volgende stap, het opdelen van deze grote klus in kleinere stukjes.
Knip de papierklus op in kleine, behapbare stukjes
Je categorieën vormen de basis om deze grote klus op te knippen in kleine stukjes. Categorie voor categorie ga je aan de slag met het opruimen van je papieren. Je maakt dus deelklussen, bijvoorbeeld in week 1 doe je kranten, in week 2 tijdschriften, in week 3 administratie enzovoort.
Bepaal van tevoren hoeveel tijd je hebt voor een deelklus en maak de klus zo nodig nog kleiner. Voorbeeld: je hebt 1 uur de tijd en je wil je post opruimen. Kijk de stapel dan eens aan en vraag jezelf af of je dat in 1 uur kan doen. Weet je het niet zeker, halveer de stapel en deel de klus op in 2 stukken en smeer het uit over 2 dagen. Het is namelijk funest voor je motivatie en je zelfvertrouwen als je de klus niet afkrijgt. Je wil zeker weten dat het wel lukt, want dan kom je in een positieve spiraal en begin je met goede moed aan de volgende deelklus.
Of het opruimen van je papieren lukt en hoe snel het gaat hangt samen met hoe goed je keuzes kan maken over je papieren. Daarover nu meer.
Bewaren of niet? Zo selecteer je papieren
Over het algemeen bewaren we teveel papieren, omdat we lastig vinden om te bepalen wat we moeten bewaren en wat weg mag. Laat me je helpen met wat handige criteria die je kan gebruiken om papieren te selecteren.
Bewaar alleen documenten die:
- een bewijsfunctie hebben (bijv. contracten, diploma’s, garantiebewijzen)
- waardevolle informatie bevatten die je niet makkelijk kunt terugzoeken (bijv. een uitnodiging met details over lokatie en aanvang, cursus hand-outs die niet online staan, facturen van grote aankopen)
Hanteer bewaartermijnen* voor administratieve documenten om papieren op te ruimen:
- Een leven lang bewaren: documenten zoals notariële akten en diploma’s
- Tijdelijk bewaren,
- zolang ze geldig zijn: papieren zoals garantiebewijzen en verzekeringspolissen;
- 5 jaar: belastingpapieren, bankafschriften en dergelijke
(*Geïnspireerd op het ‘No Nonsense Opruimboek’ van Els Jacobs, 2021)
Behandel papieren met emotionele waarde apart
Papieren met emotionele waarde vallen in de categorie ‘herinneringen‘. Een brief van je geliefde, kaartjes van je oma, de tekeningen van je kind. Net als spullen in de categorie memorabilia zijn deze papieren onvervangbaar. Er is ook niets administratiefs aan dus je behandelt ze anders dan ‘gewone papieren’.
De standaard bewaarcritieria voor papieren die ik hierboven noemde gelden niet voor herinneringen. Vragen als “Heeft het een bewijsfunctie?” en “Kan ik deze informatie makkelijk terugvinden?” zijn niet behulpzaam. Dit soort papieren zijn vaak onvervangbaar, omdat ze handgeschreven of -gemaakt zijn.
Maak eerst helder wat je zou willen met deze speciale categorie papieren voor je begint met het opruimen ervan. Deze vragen helpen je daarbij:
- Wat zijn betekenisvolle herinneringen voor mij?
Schrijf uit je hoofd eens op per levensfase wat voor jou mooie herinneringen en belangrijke momenten waren. - Hoe wil ik daarop terug kunnen kijken? En met wie?
Ben je iemand die regelmatig in een oud dagboek leest en pak je graag het plakboek van je kind erbij? Of is het prima als er wat spullen in een doos op zolder staan? Hoeveel ruimte (mappen/dozen) wil je maximaal besteden aan herinneringen?
Daarna pas ga je ze selecteren: wat bewaar je, en wat mag weg?
Nu je helder hebt voor jezelf wat je met de papieren wil gaat dit al een stuk makkelijker. De volgende tips en vragen zullen je helpen bij de lastigere papieren en keuzes:
- Bewaar alleen positieve en fijne herinneringen. Negatieve en belastende herinneringen mag je loslaten.
- Hoewel papieren (en spullen) herinneringen kunnen oproepen, heb je ze niet nodig om herinneringen te bewaren. De belangrijkste herinneringen bewaar je in je hart.
- Kan je de herinnering in een andere vorm bewaren, bijvoorbeeld door ze te digitaliseren of te fotograferen?
- Is er iemand anders in mijn leven die deze herinneringen meer waardeert en er beter voor kan zorgen? Soms kunnen bepaalde spullen waardevoller zijn voor andere familieleden of vrienden.
- Heeft dit item historische of culturele waarde die het de moeite waard maakt om te bewaren? Overweeg of het item mogelijk belangrijk is voor toekomstige generaties.
Maak het jezelf makkelijker met een papier-inbox
Je hebt meestal niet direct tijd om de post te lezen die op de deurmat ligt, of de papieren door te nemen die je kinderen van school meebrengen. Het geeft veel rust als je deze papieren een veilige, tijdelijke plek kan geven om er op een later moment rustig doorheen te gaan.
Zoals emails in je inbox binnenkomen, zorg je dat alle papieren die je huis binnenkomen in een fysieke variant van je postvak-in belanden. Maak voor deze papier-inbox een vaste plek, bijvoorbeeld een tijdschriftcasette, bakje, of lade in de kast op een makkelijk te bereiken plek vlakbij de ingang van je huis.
Vervolgens neem je wekelijks een half uurtje om de papier-inbox op te ruimen. Papieren die na het lezen weg mogen gaan direct in de papierbak, papieren die actie vragen volg je op, en papieren die je moet bewaren doe je in de bewaarmappen of opbergsysteem dat je daarvoor gebruikt.
Zo voorkom je dat papieren rondslingeren en dat je op 10 verschillende plekken moet zoeken naar die brief van school of de uitnodiging voor de buurtbarbeque die je in je agenda wil zetten. Wat denk je ervan, lijkt het je een goed idee om met een inbox te gaan werken? Probeer het eens uit, ik hoor graag hoe het voor jou uitpakt.
Wil je ook orde scheppen in je papier-chaos? En heb je een zetje nodig om in beweging te komen? Neem gerust contact op met je vraag, dan kan ik met je meedenken tijdens een vrijblijvend intakegesprek. Vervolgens kan je zelf bepalen hoe je verder gaat.
Kijk ook eens in mijn cursusagenda voor de eerstvolgende data van de cursussen en workshops over ontspullen, je bent van harte welkom!